Mehr Zeit für mich! Zeitmanagement: 5 Tipps für den Alltag
Weniger Stress, mehr Freizeit? Traumhaft! Leider sieht die Realität oft anders aus: Überstunden im Job, Termine über Termine – und dann auch noch so sexy aussehen wie die Business-Ladys auf der aktuellen Wax in the City-Webpage...
Einzige Lösung: Das richtige Zeitmanagement. Hier meine ganz persönlichen Lieblingstricks für mehr Zeit zum Entspannen:
1. Vorsicht, der Terminkalender lügt!
Die meisten Zeiten stehen nicht drin: Fast alle Menschen schreiben nur Meetings, Besuche und Verabredungen in ihre Terminkalender, vergessen jedoch die Zeit, die sie für ihre tatsächlich Arbeit brauchen, etwa Post erledigen, Emails beantworten, Telefonbesprechungen etc.
Tipp vom Experten: „Erfassen Sie für Ihr Zeitmanagement ehrlich, wie lange Sie für Ihre typischen Tätigkeiten benötigen. Beispiel: 1 Seite Bericht verfassen = 40 Minuten; 1 Menschen anrufen und ihn zu einer Aufgabe motivieren = 15 Minuten. Nehmen Sie als Grundlage nicht die Glücksfälle, bei denen alles optimal lief, sondern den durchschnittlichen Normalfall. Durch Multiplikation der ermittelten Werte erhalten Sie realistische Angaben. Und rechnen Sie noch einmal 20 Prozent dazu für Unvorhergesehenes (Oma ruft an, Kopierer geht kaputt). Behandeln Sie diese Zeiten wie einen „richtigen" Termin, also eine Sitzung oder einen Besuch. Wer Aufgaben-Zeiten leichtfertig für andere Tätigkeiten vergibt, muss unweigerlich abends und am Wochenende arbeiten.“*
2. Zeitfresser Nummer eins: Emails!
Ständig seine Emails zu checken ist ein Riesenzeitfresser. Der Grund: Durch kurzes Mail-Öffnen, -Lesen und -Antworten unterbricht man die Arbeit, an der man gerade sitzt. Jede Unterbrechung bedeutet, dass man sich anschließend wieder neu in sein eigentliches Thema eindenken muss. Die vielen kleinen Zeitfresser, die sich aus den ständigen Email-Checks ergeben, wachsen leicht auf eine Stunde am Tag an. Bester Trick: Die automatische Benachrichtigung Ihres Posteingangs deaktivieren und nur zu 2-3 festgelegten Zeiten am Tag (etwa morgens, mittags, abends) Mails bearbeiten. Maximal 30 Minuten pro Email-Phase sollten reichen. Der Zeitspar-Sofort-Effekt ist absolut verblüffend!**
3. Fernseher raus
Garantie für mehr Quality-Time: Weg mit dem Fernseher! Laut wikibooks.org verbringt der Mensch rund 12 Jahre seines Lebens vor der Flimmerkiste. Das ist genauso lange, wie er mit reden beschäftigt ist!!! Küssen tut er sogar nur zwei Wochen seines gesamten Lebens... Ein Riesenfehler.***
4. Handgriffe optimieren
Morgens vor dem Kleiderschrank: Wo ist nochmal die weiße Bluse mit dem Stehkragen und die zartgelben Pumps dazu? Dringender Tipp: Machen Sie sich die Mühe und räumen Sie auf! Kleiderschrank nach Outfits sortieren (Büro, Freizeit, Ausgehen – außerdem Winter und Sommer). Handtaschen an einer extra Garderobe aufhängen und Schuhe in einem übersichtlichen Schuhschrank verstauen. Bei sehr vielen Schuhen lohnt es sich, jedes einzelne Paar zu fotografieren. Anschließend Foto vorne auf den Schuhkarton kleben, Schuhe wieder reinlegen, Kartons stapeln, fertig.
Feste Plätze für Schlüssel und Sonnenbrille wirken ebenfalls Wunder und bringen nicht nur ein paar tägliche Extra-Minuten, sondern auch das herrliche Gefühl von Stressfreiheit.
5. Überblick behalten – Step by step
Das Wichtigste: Machen Sie sich nicht verrückt.
1.) Für eine bessere Zeiteinteilung analysieren Sie zunächst bewusst Ihren Umgang mit der Zeit, z.B. durch ein Tagebuch, dass Sie eine Woche lang führen.
2.) Überlegen Sie dann, was Sie eventuell anders machen wollen – und seien Sie nicht zu streng mit sich selbst! Das gute an Ihrer Zeit: Sie gehört ganz allein Ihnen.
3.) Um im Job effektiv zu sein, definieren Sie Ihre wöchentlichen Ziele und verteilen Sie diese auf die Tage Ihrer Arbeitswoche, von Montag bis Freitag. (Ebenso für den Monat, evtl. für Quartal und Jahr).
4.) Sehr wichtig: Wer sich vollständig auf die Aufgabe konzentriert, die er gerade tut, arbeit nicht nur schneller und besser, sondern hat anschließend mehr Zeit für andere Dinge...****
...zum Beispiel, um eine Runde shoppen zu gehen. Oder im Café zu sitzen und zu lesen. Oder bei Wax in the City reinzuschauen – wo sonst kommt man in den spontanen Luxus des Walk-in-Services? Gönnen Sie sich Ihre kleinen Auszeiten: Zurücklehnen, einen Moment durchatmen und dem eigenen Wohlgefühl nachgeben macht glücklich.
Omm... und ganz entspannt,
Ihre Nina
Quellen:
*http://www.simplify.de/die-themen/zeit/einzelansicht/article/zeitmanagement-wie-sie-ihr-kalender-beluegt/
**http://www.zeitblueten.com/news/1061/outlook-deaktivieren-e-mail-benachrichtigung/
***http://de.wikibooks.org/wiki/Mensch_in_Zahlen
**** www.kreativesdenken.com/artikel/kreatives-zeitmanagement.html
****http://www.zeitmanagementtipps.de/
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